In bestimmten Ländern müssen alle ausländischen Dokumente wie Geburts-, Heirats- oder Todesurkunden von der zuständigen Botschaft oder dem Konsulat überprüft werden, bevor sie vor Ort beglaubigt werden können. 1961 führte die Haager Konvention die Apostille, eine international gültige Beglaubigungsform, die auf öffentliche Urkunden gesetzt wird, ein. In Belgien werden Sie sehen, dass die dortigen Behörden oftmals eine Apostille auf Ihren Urkunden erwarten, wenn Sie ausländische Dokumente einreichen.
Eine Apostille ist ein nummeriertes und datiertes Zertifikat, das in seiner Form und Größe einem Stempel ähnelt und der offiziellen Kopie zugefügt wird. Wenn Sie für einbestimmtes Dokument eine Beglaubigung benötigen, sollten Sie es an die zuständige Regierungsbehörde in dem Land, in dem es ausgestellt wurde, senden und um eine Apostille bitten. Sie sollten präzisieren, dass Sie eine Apostille benötigen, da es auch andere Arten von Beglaubigungen gibt. Die Apostille ist allerdings die einzige, die der Haager Konvention entspricht und somit in Belgien zulässig ist.
Für Dokumente, die ursprünglich aus Großbritannien stammen, muss eine Gebühr von 12₤ bezahlt werden. Die Dokumente müssen hierbei per Einschreiben an: The Legalisation Office, 20 Victoria Street, London, SW1H 0NZ gesendet werden. In Irland müssen die Dokumente an das Department of Foreign Affairs, Consular Section, 80 St. Stephen’s Green, Dublin 2 geschickt werden. Sowohl Australien als auch die USA bevorzugen es, wenn die Dokumente von dem Land beglaubigt werden, in dem sie ausgestellt wurden. Um Genaueres über die Gebühren sowie die Adressen der zuständigen Regierungsbehörden herauszufinden, sollten Sie Ihre hiesige Botschaft oder ein Konsulat in Ihrer Nähe kontaktieren. Weitere Informationen über die Apostille können Sie bei Auswandererverbänden in Belgien und Websites von Botschaften bekommen.