Der ideale Expatriate-Zyklus

Expatriate wird niemand von heute auf morgen

Der ideale Expatriate-Zyklus

Viele Auslandsentsandte werden sehr kurzfristig und oft mit unzureichender Vorbereitung in das Einsatzland geschickt – ein Umstand, der den Kulturschock begünstigen und die Entsendung gefährden kann.

Idealerweise durchläuft ein potenzieller Entsandter einen Vorbereitungsprozess von mindestens sechs Monaten. In dieser Zeit und während der Entsendung lösen unterschiedliche Phasen einander ab.

Sieben Phasen einer Auslandsentsendung: 

Vor der Auslandstätigkeit

Phase 1: Auswahlprozess (mindestens 6 Monate vor der Entsendung)

  • Eignungsprüfung des Mitarbeiters (soziale Kompetenz, fachliche Qualifikation, Gesundheit)
  • Definition der Auslandstätigkeit (welchen Job soll der Expat im Ausland ausüben?)
  • Definition der Entsendeziele (Soll ein Projekt umgesetzt werden, z.B. Einführung eines neuen Software-Systems?, soll eine Niederlassung gegründet werden?, Sollen lokale Vertriebsstrukturen aufgebaut werden?)

Phase 2: Look-and-See-Trip (unmittelbar nach Kandidatenauswahl)

  • Mitarbeiter reist für eine Woche in das Entsendeland (ggf. mit Familie)
  • Prüfen, ob ein längerer Aufenthalt in dem Gastland in Frage kommt (Klima, interkulturelle Bedingungen, Infrastruktur)
  • Erstes Kennenlernen der ausländischen Firma oder bei Niederlassungsgründung erstes Treffen mit Kontaktpersonen und Partnern

Phase 3: Vorbereitungsphase

  • Erstellen von Checklisten in der Personalabteilung und Klärung von Verantwortlichkeiten: Welche Aufgaben werden im Home und welche im Host übernommen
  • Frage: Geht die Familie mit dem Expat ins Ausland --> evtl. Dual-Career-Problem?
  • Ausarbeitung des Entsendevertrags (Dauer, Vergütung, Zulagen, Positionsbeschreibung des Expats, Rückkehrklausel)
  • Klärung des sozialversicherungsrechtlichen Status des Expatriates (Möglichkeit des Verbleibs im deutschen SV-System oder Notwendigkeit des Übertretens in das System des Gastlandes, ggf. Abschluss von Zusatzversicherungen)
  • Klärung des steuerrechtlichen Status (Payroll: Zahlt deutsche Muttergesellschaft oder ausländische Niederlassung das Gehalt? Bleibt der Wohnsitz des Expats bestehen?)
  • Gesundheitsprävention (z.B. Impfungen, ggf. Empfehlungen des Tropeninstituts, Gesundheitscheck)
  • Interkulturelles Training
  • Wenn erforderlich: Sprachkurs
  • Einbeziehen eines Relocation-Partners (Wohnungssuche, Umzug, Suche nach Schulen, Kindergärten etc.)

Beginn der Auslandstätigkeit

Phase 4: Eingewöhnungsphase/Integration

  • Letzte Abstimmungen mit dem Relocation-Partner
  • Kennenlernen der Unternehmenskultur und –strukturen sowie des Arbeitsteams (bei Niederlassungsgründung: Treffen mit Partnern/Sponsoren, Zusammenstellung des Teams, operativer Beginn des Auslands-Engagements)
  • Interkulturelle Eingewöhnung (Ziel: Abmilderung eines eventuellen Kulturschocks)
  • Aufbau sozialer Kontakte (häufig innerhalb der Expat-Community)
  • Wenn Familie mitkommt: ggf. Jobsuche des Ehepartners

Phase 5: Umsetzungsphase (durchschnittlich 2-5 Jahre)

  • Durchführung des Projektes (Umsetzen der Entsendeziele)
  • Zwischenphasen: Heimataufenthalte und Dienstreisen in die Muttergesellschaft
    • Zwischen-Evaluation (aktueller Stand des Projekts, Abstimmungsprozesse mit entsendender Firma, Kontaktpflege mit ehemaligen Kollegen)
  • Expat koordiniert Zielvorgaben/Wünsche der Muttergesellschaft mit operativen Prozessen im Gastland

Phase 6: Abschlussphase (6 Monate vor Ende der Entsendung)

  • Rückabwicklung in Zusammenarbeit mit Personalabteilung der Muttergesellschaft
  • Klärung des Aufgabenbereichs und Neudefinition der beruflichen Position im alten Unternehmen (ggf. Beförderung)
  • Einbeziehen des Relocation-Partners (Wohnungssuche in Deutschland, Wohnungsauflösung im Gastland, Umzug etc.)

Ende der Auslandstätigkeit/Rückkehr

Phase 7: Reintegrationsphase (unmittelbar nach der Rückkehr)

  • Evaluation der Entsendung (Sind Ziele erreicht? Welche Probleme gab es? Welche Qualifikationen hat der Expat während der Entsendung hinzugewonnen?)
  • Aufnahme der Tätigkeit in Muttergesellschaft unter Einbeziehung der neuen Qualifikation
  • Karrieresprung
  • Maßnahmen zur Abmilderung eines möglicherweise auftretenden umgekehrten Kulturschocks, da sich der Expat erst wieder an die deutschen Gepflogenheiten und Geschäftsstrukturen gewöhnen muss.

Dieser Artikel wurde vom BDAE , Spezialist für Auslandsentsendungen, zur Verfügung gestellt.

Hat Dir dieser Artikel geholfen?

Hast Du ein Feedback, Update oder Fragen zum Thema? Kommentiere hier: