Réfléchissez bien et réfléchissez longtemps avant de ne prendre un employé en Espagne. Ce n'est pas une exagération de dire que vous tomberez dans un champs de mines.
Essayez d'embaucher quelqu'un seulement si cela est nécessaire, mais soyez vigilant si vous compter utiliser de l'aide non payée (par exemple d'amis et de la famille) car cela peut être considéré comme travail illégal, bien que ce soit souvent le cas en Espagne. Si vous vous sentez dépassé par le travail et s'il est nécessaire pour votre entreprise que vous embauchiez quelqu'un, renseignez-vous auprès d'un avocat qui à une grande expérience des lois de l'emploi. Si vous décidez d'embaucher quelqu'un, trouvez d'abord un professionnel qui peut vous conseiller sur les différents contrats, la sécurité sociale et les obligations d'impôts.
En tant qu'employeur, votre obligation financière première est de verser les paiements de la sécurité sociale pour vos employés. Les contributions totales de 2004 représentent 28,3% du salaire brut d'un employé; dont 23,6% venant de la contribution du patron et seulement 4,7% de l'employé, qui profite de tous les bénéfices.
Chaque nouveau travailleur doit être enregistré auprès de la sécurité sociale et recensé auprès du service national de d'emploi (INEM) sous les dix jours suivant le début de son contrat. Ne l'oubliez pas, et ne soyez pas tenté de l'oublier. Si votre entreprise est inspectée par la suite, vous serez condamné à une lourde amende. Afin d'enregistrer un employé, vous devez fournir l'original ainsi que des copies de son certificat NIE, passeport et le formulaire TA.2/S. L'INEM vous tamponnera le tout et rendra deux copies du contrat, une à garder et l'autre à rendre à l'employé.
Il est aussi attendu que vous fassiez des déductions mensuelles sur le salaire de votre employé en tant que prélèvement à la source, à condition que celui-ci gagne plus du SMIC. Vous n'êtes pas, cependant, tenu de faire sa déclaration annuelle à la place de votre employé. Vous devriez plutôt lui fournir toutes les fiches de paie ou certificat d'impôts (certificado de retenciones) incluant tous les montant que vous lui avez versé et que vous avez retenu, afin qu'il puisse faire sa propre déclaration. Les impôts pour les salariés varient entre 15% et 45%, en fonction de leur salaire et de leurs déductions, variables selon les circonstances.
Les lois du travail en Espagne ont été relâchées récemment, mais le droit des employé a toujours priorité aux yeux de la loi, dont la première préoccupation est de protéger les employé d'une possible exploitation (mais en tant qu'employeur, vous risquez de vous sentir comme étant la personne exploitée quand les factures commenceront à arriver !). Les employés jouissent de droits extensifs, comme un salaire minimum et 14 paiements mensuels au lieu de 12. Ces paiements supplémentaires servent à couvrir les vacances de Noël et les grandes vacances en été; il s'agit ici d'une tradition de longue date. Ils ont de plus droit à un mois de congés payés, ainsi qu'à 14 jours fériés (deux desquels sont établis localement).
Le gouvernement espagnol fait des efforts considérables afin d'encourager la stabilité de l'emploi. Les contrats permanent, indéfini ou fixes (contrato indefinido/fijo) sont de règle et les contrats temporaires (contrato temporal) restent l'exception et donc permis seulement dans certaines conditions (voir ci-dessous). Quelque soit le type de contrat que vous utilisez, celui-ci doit être en accord avec les minimum légaux requis des droits des employés. Afin de faciliter ce processus, il est recommandé que vous vous adressiez à un spécialiste de loi du travail (acesor laboral), qui pourra vous conseiller au mieux.
Les lois du travail en Espagne sont tellement compliquées que les employeurs prennent souvent des risques inutiles comme par exemple prendre des employés illégalement à cause de leur ignorance des lois et pour éviter de prendre le temps de faire les choses correctement. Il existe pourtant des circonstances légale qui vous permettent d'embaucher temporairement : pour des raisons de formation, afin de fournir un service précis, pour un court projet à durée finie, afin de combler des besoins précis de production, pour remplacer un autre employé (comme pour cause de maladie, de congé maternité ou de retraite). Enfin la dernière possibilité est d'utiliser un contrat temporaire pour embaucher du personnel saisonnier.
Ceci veut dire que vous pouvez donc embaucher quelqu'un sous un contrat temporaire, comme un contrat de formation, afin de voir si la personne est capable de remplir ses fonctions adéquatement avant de l'embaucher en contrat permanent. Vous les formez donc pour ce travail en particulier et si les choses ne se déroulent pas correctement, les deux parties ont la possibilité de mettre fin au contrat à la fin de sa période. Les durées minimum et maximum dépendent du type de contrat temporaire ainsi que de la fonction que rempli l'employé. Il existe des accords collectifs pour vous guider dans cette démarche. Normalement, la durée maximale est de six mois si l'employé à un diplôme universitaire et de deux mois sinon.
S'il s'agit d'un contrat pour couvrir une période de travail intense, vous avez la possibilité d'embaucher quelqu'un pour une période maximum de six mois sur une durée de 12 mois. Cependant, vous ne pouvez pas renouveler continuellement celui-ci. Si vous embaucher une personne pour un projet spécifique, cette personne ne peut travailler que sur la période de ce projet et si c'est pour le remplacement d'un autre employé, seulement jusqu'à son retour. Lorsque vous proposez un contrat temporaire, celui-ci doit tout de même être à l'écrit et stipuler la raison pour laquelle le contrat est temporaire.
Bien que vous devriez être très prudent avant de signer un contrat permanent avec un employé, ceci est fortement encouragé par le gouvernement. Toutes sortes de primes sont disponibles sous forme de réductions d'impôts et de sécurité sociale pour les compagnies qui embauchent des travailleurs permanents, surtout si ceux-ci sont handicapés, ont été au chômage pendant plus de six mois, on entre 16 et 30 ans (un groupe particulièrement en difficulté en Espagne), ont plus de 45 ans et sont au chômage ou sont une femme au chômage.
Vous devez vous mettre d'accord, et le formaliser à l'écrit, d'une période d'essai, afin de pouvoir étudier si la personne est faite pour ce travail. Prévoyez d'indiquer en plus quand celle-ci peut être renouvelée ou vous encourez le risque de ne pas pouvoir renvoyer la personne.
Selon la loi, tous les contrats doivent être écrit en Espagnol, prévoyez donc une traduction si vous ne parlez pas la langue couramment. Deux copies signées doivent être envoyées au service de l'emploi (INEM), qui les tamponnera et vous les rendra, une pour l'employé et une pour l'employeur.
Si vous souhaitez mettre fin à un contrat, il vous sera nécessaire de procéder avec précaution, et surtout vous renseignez auparavant. Jusqu'à récemment, la loi espagnole ne prévoyait pas de renvoi sauf si l'employé était coupable d'un crime horrible. Bien que ceci ai commencé à changer, les renvois sont encore contrôles de très près, et en cas de dispute, les tribunaux se tournent souvent du côté de l'employé.
Il existe environ trois circonstances dans lesquelles il est autorisé de mettre fin à un contrat :
Un employé renvoyé pour une raison objective ou disciplinaire doit recevoir par écrit les raisons de son renvoi. Si celui-ci n'est pas d'accord, il dispose de 20 jours après la réception de cette lettre pour déposer une demande de conciliation. Cette étape, passant par le bureau de la médiation (Servicio de Mediación, Arbitraje y Conciliación) est obligatoire avant de passer à l'étape du tribunal. Si l'arbitrage n'aboutit pas et que le dossier part au tribunal où le renvoi est jugé comme étant valable, vous en tant qu'employeur n'aurez rien à payer. Cependant, si le juge décide qu'il était effectivement injuste, vous aurez une indemnité de 45 jours pour chaque année travaillée, avec un plafond de 42 mois de salaire à payer. Plus de détails sur la loi gérant les renvois peuvent être trouvés sur le site de l'Institut Espagnol.