Voltooiing (of sluiten) is de naam voor het tekenen van de akte (escritura de compra e venda), waarvan de datum meestal 1 of 2 maanden ligt na het tekenen van de compromis, zoals vermeld in het contract (hoewel dit verplaatsbaar kan zijn).
De voltooiing bevat het tekenen van de akte van de verkoop, het juridische bezit van een eigendom overdragen, de betaling van de balans van de aankoopprijs, plus andere betalingen zoals de vergoeding van de notaris en de kost van de registratie van de akte. SISA moet betaald worden voor het tekenen van de escritura en word normaal gezien enkele dagen ervoor betaald. De factuur moet voorgelegd worden aan de notaris bij de voltooiing en wordt door hem bijgehouden (dus zorg dat je een kopie hebt).
Laatste controles: Eigendom moet verkocht worden volgens de staat waarin het zich bevindt op het moment van voltooiing (niet wanneer je het eerst bekeken hebt) en daarom moet je op de hoogte zijn van alles wat gebeurt tussen het tekenen van de compromis en de voltooiing.
Voor je de akte van verkoop tekent, is het belangrijk om te controleren dat het eigendom niet neergevallen is of beschadigd is; bijvoorbeeld door een storm, vandalen of de vorige eigenaar. Als je een advocaat in dienst genomen hebt of je koopt via een makelaar, moet die jou vergezellen bij dit bezoek. Je doet best altijd een laatste inventaris net voor de voltooiing (de vorige eigenaar moet het eigendom reeds verlaten hebben) om ervoor te zorgen dat de verkoper geen dingen heeft meegenomen die in de prijs inbegrepen waren.
Je zorgt best dat je een inventaris hebt van de accessoires en alles wat in het contract inbegrepen was of apart gekocht werd, bijvoorbeeld tapijten, lampen, gordijnen of keukenapparaten, welke in goede staat moeten zijn en goed moeten functioneren. Dit is vooral belangrijk als er meubels (en grote apparaten) in de prijs inbegrepen waren. Je zorgt er ook best voor dat goedkopere zaken (zoals keukenapparaten) niet vervangen werden door minderwaardige (mogelijks tweedehands) merken. Alle accessoires en lampen (en tuinplanten en struiken) die aanwezig waren op een eigendom toen je het ging bekijken moeten er nog zijn als je het eigendom in bezit krijgt, tenzij anders vermeld in het contract.
Als je ontdekt dat er iets ontbreekt, beschadigd is of niet meer werkt schrijf je dit best op en dring je aan op een onmiddellijke vergoeding zoals een passende korting op het bedrag dat moet betaald worden. In vele gevallen is het normaal dat de notaris het tekenen van de akte uitstelt tot de zaak is opgelost, hoewel een passend bedrag uit de winst van de verkoper kan gehaald worden om reparaties of herstellingen te betalen.
Als je niet helemaal tevreden bent is het best om te weigeren met de verkoop door te gaan, want het zal moeilijk of onmogelijk zijn om later deze zaken nog op te lossen. Als het niet mogelijk is om met de verkoop door te gaan, overleg je best met je advocaat over je rechten en het terugkrijgen van je voorschot en andere vergoedingen die reeds betaald zijn.
N.B. Het is ook belangrijk om te controleren of er geen kosten geregistreerd zijn tegen een eigendom bij het conservatória do registo predial die niet op de certidão de registro vermeld zijn. Dit moet gedaan worden op de dag van voltooiing.
De laatste handeling van de verkoop is het tekenen van de escritura, dat plaatsvindt in het kantoor van de notário. Voor de akte getekend word controleert de notaris of aan alle voorwaarden die in het contract staan voldaan is. Het is normaal dat alle partijen aanwezig zijn als de akte voorgelezen en getekend wordt en de notaris getuige is, hoewel een partij iemand een volmacht (procuração público) kan geven om hen te vertegenwoordigen. Dit gebeurt zelfs veel bij buitenlandse kopers en verkopers, en kan geregeld worden door een notaris in Portugal.
Als een koppel een eigendom koopt op de beide namen, kan de vrouw haar echtgenoot een volmacht geven (of omgekeerd). De notaris leest de akte luidop voor en zowel de verkoper als koper moeten tekenen dat ze ze hebben verstaan en dat ze de voorwaarden van het document begrijpen. Als je geen Portugees praat is het best om een tolk mee te nemen. Het is niet noodzakelijk dat je advocaat aanwezig is bij de voltooiing.
De balans van de prijs, nadat het voorschot en mogelijke hypotheken zijn afgetrokken, moet betaald worden door een wisselbrief of overschrijving. Voor de meeste mensen is de gemakkelijkste manier een wisselbrief, wat ook betekent dat je de betaling in je bezit moet hebben (een bank kan het niet verliezen!) en de notaris kan het onmiddellijk bevestigen. Het staat je ook toe om betaling te weerhouden als er op het laatste moment een probleem is dat niet kan opgelost worden.
Wanneer de verkoper en koper beide buitenlanders zijn, kunnen ze overeenkomen dat de balans in eender welke munt kan betaald worden en dat de betaling ook in de het buitenland kan gemaakt worden. Echter, in de akte van verkoop moet de verkoopprijs vermeld worden in euro’s en de vergoedingen en kosten moeten betaald worden aan deze prijs. Als de akte getekend word, moeten zowel de verkoper als koper verklaren dat de betaling gedaan werd in de overeengekomen buitenlandse munt. In dit geval moet de betaling achterhouden worden door een advocaat of jurist in het thuisland van de verkoper of koper.
Na het tekenen van de escritura is het best een aantal notariële kopieën te vragen voor je archief. De originele aktes worden bijgehouden in het kantoor van de notaris en een gecertifieerde kopie word gemaakt en geregistreerd bij het landsregister (conservatória do registo predial) bij de notaris. Houd er rekening mee dat het enkele maanden kan duren om de registratie te vervolledigen. Het is belangrijk om de gecertifieerde kopie van de escritura zo snel mogelijk naar het eigendomsregister te sturen, liefst nog de dag dat ze getekend word.
Bezit van een eigendom registeren is de belangrijkste handeling van het kopen van eigendom in Portugal, want tot het eigendom op jouw naam geregistreerd is, zelfs nadat je het contract getekend hebt, kunnen er frauduleuze kosten tegen geregistreerd worden zonder dat je er van weet. De reden hiervoor is dat volgens de Portugese wet, de titel enkel afdwingbaar is na de registratie van het eigendom bij het landsregister (niet door de escritura te tekenen). Enkel wanneer de escritura geregistreerd is bij het landsregister ben je de wettelijke eigenaar van het eigendom.
De aankoop moet ook geregistreerd worden bij het belastingskantoor (reparticão de finanças), die het belastingsnummer van de koper nodig heeft en een kopie van de eerste pagina’s van zijn paspoort. Vergeet niet om alle voorzieningen op jouw naam te zetten vanaf de dag van voltooiing.