Le processus d'enregistrement est relativement simple. Vous aurez besoin d'apporter votre passeport et une photographie de taille passeport et de remplir quelques formulaires déclarant votre statut de résidence, votre adresse au Japon et d'autres renseignements telles que l'âge et le nom. Si vous passez plus d'un an au Japon, vos empreintes digitales seront aussi prises. Bien que vous devriez faire cette demande en personne, on autorise aussi un membre de la famille à soumettre votre application dans le cas où vous êtes incapables de le faire vous-même (en raison de maladie, par exemple). Les candidats de moins de 16 ans reçoivent immédiatement leurs cartes d'identité (carte gaijin), tandis que les candidats plus âgés ont une date à laquelle venir chercher leur carte.
Votre carte d'identité montre tous vos renseignements basiques et sert comme identification personnelle pendant votre séjour au Japon. Si vous avez 16 ans ou plus, vous devez porter votre carte avec vous à tout moment. Jusqu'à ce que vous receviez votre carte, gardez votre passeport sur vous comme identification.
Renouvellement
L'enregistrement d'adulte est valide pour une période de cinq ans. Après cela vous serez tenus de le renouveler. Les étrangers de moins de 16 sont tenus de renouveler au cours des 30 jours suivant leur seizième anniversaire. Quelqu'un qui s'était inscrit par le biais d'un membre de sa famille devra renouveler au cours de quatre ans et on relèvera leurs empreintes digitales au moment du renouvellement. Finalement, ceux dont le statut de résidence est non confirmé ou qui étendent leur résidence après moins d'une année doivent renouveler leurs enregistrements après un an. Le processus de renouvellement est identique à celui pour la première demande.
Cartes d'enregistrement perdues, volées, ou endommagées
Si vous perdez votre carte d'enregistrement étrangère vous devriez informer votre police locale immédiatement. Vous avez alors deux semaines pour demander une nouvelle carte.